แม่แบบจดหมาย (Letter Template)
ฟีเจอร์ Letter Template ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทสามารถดำเนินงานด้านธุรการและการจัดทำเอกสารได้ง่ายขึ้น ด้วยฟีเจอร์นี้ บริษัทสามารถสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ พร้อมกับใส่ข้อมูลพนักงานลงในเอกสารได้โดยอัตโนมัติ GreatDay HR ยังมีแม่แบบจดหมายหรือเอกสารสำเร็จรูปให้เลือกใช้งานอีกด้วย
หากต้องการใช้คุณลักษณะเทมเพลตจดหมาย โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. คลิกเมนู 'กิจกรรม' บนหน้าหลัก
2. เลือกเทมเพลตจดหมายในเมนูย่อยเครื่องมือและรายงาน
3. หลังจากนั้นคุณจะพบกับการแสดงฟีเจอร์เทมเพลตจดหมายดังแสดงด้านล่างนี้
ต่อไปนี้คือคำอธิบายของแต่ละปุ่มและฟังก์ชันในหน้าแรกของ แม่แบบจดหมาย (Letter Template)
- อัปโหลดไฟล์ (Upload File): ใช้สำหรับอัปโหลดแม่แบบเอกสารเพื่อใช้งานในระบบ GreatDay HR
- ดูแม่แบบทั้งหมด (See all Template): เพื่อดูรายการแม่แบบเอกสารหรือจดหมายทั้งหมดที่มีใน GreatDay HR
- เอกสารเปล่า (Blank Document): ใช้สำหรับสร้างจดหมายหรือเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น
- ไฟล์ (File): รายการเอกสารที่ได้สร้างไว้ โดยแสดงชื่อเอกสาร จำนวนช่องลายเซ็น และเวลาที่แก้ไขล่าสุด
- ผู้รับ (Recipient): รายชื่อพนักงานที่ถูกเพิ่มลงในเอกสาร
- ค้นหา (Search): ใช้ค้นหาเอกสารตามคำสำคัญที่ต้องการ
- ประเภทแม่แบบ (Template Type): ประเภทของแม่แบบที่อัปโหลดเข้าสู่แอป GreatDay HR มี 2 ประเภท ได้แก่ Editable Template และ Fixed Template
- ไอคอนการดำเนินการ (Action Icon): มี 3 ไอคอนที่มีฟังก์ชันต่างกัน — ไอคอน ดาวน์โหลด (Download) สำหรับดาวน์โหลดเอกสาร, ไอคอน แก้ไข (Edit) สำหรับแก้ไขเอกสารในหน้าแก้ไข, และไอคอน ลบ (Delete) สำหรับลบแม่แบบเอกสาร
- การแสดงผล (Display): ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบการแสดงผลของเอกสาร