Fitur Letter Template hadir untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pekerjaan administrasi dan persuratan. Dengan fitur ini, perusahaan bisa membuat berbagai jenis dokumen, sekaligus memasukkan data karyawan ke dalam dokumen secara otomatis. GreatDay HR juga telah menyediakan beberapa template surat atau dokumen siap pakai.
Untuk menggunakan fitur Letter Template, silakan ikuti langkah berikut ini.
- Klik menu Activities pada halaman utama
- Pilih Letter Template pada sub-menu Tools and Report
- Setelah itu, Anda akan mendapati tampilan fitur Letter Template seperti di bawah ini
Berikut penjelasan masing-masing tombol dan fungsi pada halaman utama Letter Template.
- Upload File: Untuk mengunggah template dokumen agar bisa dipakai di GreatDay HR
- See all Template: Untuk melihat semua daftar template dokumen atau surat bawaan GreatDay HR
- Blank Document: Untuk membuat surat atau dokumen dari nol
- File: Daftar dokumen yang sudah dibuat. Berisi nama dokumen, jumlah kolom tandatangan, dan waktu terakhir diedit
- Recipient: Daftar nama karyawan yang dimasukkan ke dalam sebuah dokumen
- Search: Untuk mencari dokumen berdasarkan kata kunci tertentu
- Template Type: Jenis template yang diunggah ke aplikasi GreatDay HR. Ada dua jenis template, yakni Editable Template dan Fixed Template
- Action Icon: Tiga ikon yang memiliki fungsi berbeda. Ikon (Download) untuk mengunduh dokumen. Ikon (Edit) untuk mengedit dokumen di halaman editor. Ikon untuk menghapus template dokumen.
- Display: Untuk menampilkan pilihan penataan dokumen.